Lilliana Solís / lilliana.solis@ucr.ac.cr

La capacitación en temas relacionados con la aplicación de un modelo sobre gestión del desempeño incluye la evaluación de las diversas actividades que hace la ECCC.

Con el fin de promover el mejoramiento de la gestión administrativa de la  Escuela, el personal participa en el proceso de Gestión del Desempeño de la Oficina de Recursos Humanos mediante talleres de sensibilización y    capacitación en temas relacionados con la aplicación de este modelo.

Este proceso ha sido prioridad para la Dirección y la Jefatura Administrativa e implica un abordaje integral que incluye una lectura cuidadosa de las estrategias, objetivos y metas planteados en el Plan Estratégico de la Escuela y en el Plan Operativo Anual, así como una revisión de las tareas cotidianas.

Para la Dra. Lidieth Garro, directora de la Escuela, ésta herramienta permite conocer  los aspectos que favorecen o dificultan las labores que diariamente se desarrollan y  tienen un impacto en los públicos que atiende la Escuela.

Por su parte, el Lic. Johnny Rodríguez, Jefe Administrativo, explicó que el proceso comenzó hace varias semanas con la participación del personal en los talleres, y se preparan para la revisión de los roles y  tareas que realizan  los colaboradores técnicos y administrativos, así como la verificación de la labor según los perfiles del cargo, las habilidades, los factores motivacionales, y  los elementos propios de la cultura institucional.

El Máster Carlos Castro, Subdirector de la Oficina de Recursos Humanos, comentó la importancia  de que el personal comprenda que lo que se busca  es estimular y  apreciar el desempeño de los trabajadores y conocer el potencial de desarrollo a futuro, para evitar malos percepciones  y posibles resistencias  al momento de realizar las evaluaciones.

Agregó que un beneficio que aporta el Modelo de Gestión del Desempeño es que identifica las áreas de capacitación que requiere el personal administrativo, y con ese fin se diseñaron talleres en temas como servicio al cliente, resolución alternativa de conflictos,  manejo de herramientas específicas y paquetes de software, para potenciar sus habilidades.

¿Por qué un Modelo de Gestión del Desempeño?

El diseño de un  modelo aplicado a la Universidad de Costa Rica fue solicitado por el Consejo Universitario a la Vicerrectoría de Administración. La Oficina de Recursos Humanos es la responsable de crear una propuesta para la implementación y validación.

En el plan piloto, que inició en el 2008, han participado numerosas Unidades Académicas y Dependencias, como la Escuela de Comunicación. El Modelo  contempla la creación de un instrumento de evaluación alineado con las políticas universitarias, con la planificación propia de cada unidad o dependencia, y con el Manual de Clases y Cargos.

Con las unidades y dependencias participantes en el desarrollo del modelo,  además del taller de sensibilización se consideró desarrollar talleres de  capacitación sobre temas  fundamentales para el proceso, como comunicación asertiva, negociación, y manejo del conflicto, dirigido a todo el personal y uno de habilidades gerenciales para las direcciones y jefaturas,  explicó la Lic. Olga Marta Méndez, de la Sección de Desarrollo Humano.

Etapas y estrategia metodológica del proceso

Para cada Unidad Académica participante se formula un proceso que incluye elementos para cuantificar el trabajo, en asociación con una serie de indicadores de gestión, con estrategias de abordaje y con elementos probatorios.

Los resultados de esta evaluación no son el final del proceso sino el inicio de un plan que permite  ajustar los desempeños  y fortalecer las competencias del personal, en procura  de  los objetivos y metas planteadas en los planes de trabajo.

Aunque la evaluación es anual, es la Unidad Académica la que define a partir de qué fecha aplica el instrumento y al final lo que se espera es una mejora continua, y una constante retroalimentación.

La estrategia metodológica  contempla los siguientes pasos.

1. Compromiso formal de las Unidades y Dependencias, mediante la sensibilización de los niveles de Dirección sobre el proceso.
2. Talleres de sensibilización y de capacitación en: comunicación asertiva,  negociación y manejo del conflicto, y habilidades gerenciales, fundamental en el conocimiento del proceso y en la aplicación del mismo.
3. Vinculación del Plan Estratégico con la  Gestión del Desempeño, con lo que se pretende relacionar y articular los diferentes  puestos de trabajo con  los lineamientos del Plan.
4. Elaboración del Convenio de Metas y Competencias, mediante el Instrumento de Evaluación, el cual contempla cuatro criterios: cumplimento de cada meta ( 25%), factores integrales de calificación de las metas ( 25%), competencias institucionales ( 25%) y competencias del cargo ( 25%).
5. Seguimiento del proceso (dos evaluaciones por año), con el propósito de realimentar y elaborar planes de mejora.
6. Cierre del proceso, realimentación y planes de mejoras para el siguiente período de evaluación anual.
7. Identificación  de mejoras del proceso y del instrumento de evaluación.

Durante la aplicación del proceso se realiza una labor de “coaching” por parte de los funcionarios de la Oficina de Recursos Humanos,  con el objetivo de fomentar una cultura de Gestión del Desempeño bajo los criterios establecidos y evitar distorsiones en la aplicación del mismo.

Este Modelo, validado en varias Unidades Académicas y Dependencias, fue aprobado por el Consejo Universitario mediante resolución número  R112-2013, para implementarse en la Universidad a partir del año 2014.